Projektmanagement:Organisationshandbuch

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1 Teams

  • Ein Team ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen zur Lösung einer bestimmten Aufgabe, bzw. Erreichung eines bestimmten Zieles.
  • Dazu findet oftmals eine Rollenverteilung statt.
  • Um die Aufgaben zu verteilen, die Arbeit zu organisieren und sich um auftretende Konflikte zu kümmern, nimmt mindestens eine Person die Rolle des Teamführers ein.
  • Eine weitere Person übernimmt die Kontrolle der Arbeit, während dem Rest der Personen die Arbeiten möglichst nach ihren Fähigkeiten zugeteilt werden.
  • Der Teamleiter erfasst häufig die Arbeitszeiten, wie auch die Mehrarbeit, außerdem ist er für die Informationsweitergabe zuständig.

1.1 Teamleiter

  • Der Teamleiter moderiert die Zusammenarbeit im Team und organisiert die Aufgabenverteilung innerhalb der Teams. Er ist für die Zielerreichung sowie für die unternehmerische Projektdurchführung verantwortlich, d.h., er sucht mit dem Team nach Lösungen mit dem besten Nutzen-Aufwand-Verhältnis für das Projekt.
  • Der Teamleiter ist weiterhin für die zeitliche Strukturierung und Schaffung von Pufferzeiten bei Problemen verantwortlich. Die Teamleitung ist eine wichtige Führungsaufgabe.

1.2 Teammitglieder

  • Die Teammitarbeiter/innen unterstehen disziplinarisch ihren jeweiligen Teamleitern.
  • Somit sind Anweisungen des Teamleiters umzusetzen und an der Erarbeitung der (Teil-) Aufgabe engagiert und konstruktiv mitzuarbeiten.
  • Sollten Anweisungen widersprüchlich oder unklar sein, sind die regelmäßigen Sitzungen für die Besprechung der Problematik zu nutzen, um eine eventuell unklare Zielsetzung zu konkretisieren.
  • Jeder ist am Erfolg und Misserfolg der angestrebten Zielsetzung verantwortlich!

2 Kommunikation

2.1 Medien

  • Cloud
  • Email
  • OpenPoject
  • Wiki

2.2 Email

3 Dokumentation

  • Das Dokumentenmanagement soll die Ergebnissicherung und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Projektschritte gewährleisten.

3.1 Dateinamen

  • Beginn: Kleinbuchstabe = Upper Crumble Case
  • keine Leerzeichen
  • Datum (ISO-Format): 2020-01-26

3.2 Regeln zur Benennung von Dateien und Verzeichnissen

3.3 Dateiablage

3.4 Protokolle

3.5 Statusberichte

  • Früher verstand man unter Berichten Auswertungen in gedruckter Form auf Papier.
  • Heutzutage sind Berichte nicht mehr an dieses Medium gebunden. Sie können in Papier- und in elektronischer Form erstellt und genutzt werden.Von einem Berichtssystem spricht man, wenn man die dem Betrieb angepasste Struktur aller Berichte bezeichnen will.

Zweck

  • Berichte unterstützen auf allen Ebenen die strategische und operative Unternehmensführung.
  • Vom Top-Management über die Leitung der Unternehmensbereiche bis hin zu den einzelnen operativen Einheiten.
  • Sie unterstützen die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern, indem sie die wirtschaftlichen Grundlagen der Zusammenarbeit darstellen.
  • Sie dienen als Information, indem sie das bisher Erreichte und auch die Aussichten auf spätere Ziele in der Zukunft darstellen.

Statusberichte sind ein wichtiger Teil des Projektmanagements und des Projektcontrollings. In ihnen wird der Fortschritt der einzelnen Teilaufgaben des Projektplans dokumentiert. Es ist klar ersichtlich, wer woran arbeitet, wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist, beziehungsweise was es eventuell für Probleme oder Hinderungsgründe gibt. Des Weiteren werden Fälligkeitsdaten gezeigt und die nächsten anstehenden Aufgaben sind enthalten. Statusberichte werden an den Projektleiter und alle Projektbeteiligten verteilt, und stellen die Grundlage der Statusmeetings dar. Statusmeetings werden in regelmäßigen Abständen abgehalten, in der Regel wöchentlich oder zwei-wöchentlich. Die Entscheidung über die Häufigkeit der Meetings liegt bei dem Projektmanagement.

Pro Team muss wöchentlich eine Statusberichtssitzung stattfinden, bei der der Statusbericht ausführlich ausgefüllt werden muss. Die Statusberichte müssen in den einzelnen Teamordnern unter Berichte und den entsprechenden Teilprojekten zur Überwachung des Projekts gespeichert werden.

4 Projektplanung

5 Meetings

5.1 Agenda

5.2 Ablauf

6 Protokolle

Warum wird protokolliert?

  • Dies dient dazu, später auftretende Fragen im Protokoll nachlesen zu können.
  • Besonders sinnvoll ist das Protokoll auch für nicht anwesende Teammitglieder zur nachträglichen Information über den Sitzungsverlauf und sind deswegen auch an diese weiterzugeben.

Durch wen wird protokolliert?

  • Es wird vor der Sitzung ein Protokollant bestimmt, welcher die angesprochenen Themen mit Gesprächsverlauf und dem Ergebnis notiert.

Wann wird protokolliert?

  • Jeden Morgen sollte eine Sitzung / Meeting in Form einer Besprechung abgehalten werden. Dort sollten folgende Punkte besprochen werden:* Status (was war meine Aufgabe und wo stehe ich bzw. hätte ich stehen sollen)
  • Weitere Vorgehensweisen (z.B. neue Aufgaben)
  • Sonstiges

Wie wird protokolliert?

  • Die genauen Arbeitsvorgänge zum Erreichen des Aufgabenziels sollten näher besprochen und erläutert werden, wobei sich auch entsprechende konstruktive Vorschläge der Mitarbeiter mit berücksichtigen lassen.
    • Jedes Team-Meeting ist zu protokollieren
    • Es wäre angebracht das Protokoll direkt am PC mitzuschreiben


  • Danach werden die Notizen vom Protokoll sinnvoll und übersichtlich am PC in das Protokoll-Formular übertragen.
  • Das Protokoll wird in dem Ordner Sitzungen im jeweiligen Team-Ordner abgelegt und trotzdem für jedes Teammitglied einmal ausgedruckt damit jeder die beschlossenen Ergebnisse schriftlich hat.

Was macht man mit einem Protokoll?

  • Zu Beginn eines Meetings wird das Protokoll des vorherigen Meetings zu Rate gezogen und besprochen, ob die dort vergebenen Aufgaben erledigt wurden oder was der Grund des Aufschubs ist.
  • Ein Protokoll wird innerhalb einer Stunde nach dem Meeting an jeden Teilnehmer des Meetings ausgeteilt oder versendet.
  • Alle Sitzungsprotokolle enthalten als letzten Bestandteil des Dokumentenschlüssels das Datum in umgedrehter Reihenfolge. Z.B.: 191119 (JJMMTT)

7 Arbeitszeit

  • Siehe Arbeitszeiten vom ITW
  • Kernzeit von 8:30 – 15:30
  • 1h Pause 12:00 - 13:00
  • Kurze Pausen 10 min alle 60 min